Ip telefoni så fungerar modern företagstelefoni i praktiken

Ip-telefoni har på kort tid gått från att vara en teknisk nisch till att bli standardlösningen för både företag och privatpersoner. I stället för koppartrådar och gamla telestationer skickas samtalen som datapaket via internet. Resultatet blir oftast lägre kostnader, mer flexibilitet och betydligt fler funktioner än i den klassiska växeln.

När de gamla telefonnäten stegvis stängs ner står många inför ett vägval: fortsätta lappa och laga traditionell telefoni, eller ta steget fullt ut till en mer digital lösning. För den som vill ha kontroll, skalbarhet och tydlig kostnadsbild framstår Ip telefoni som ett logiskt nästa steg.

Vad är ip-telefoni och varför byter så många?

Ip-telefoni, eller VoIP (Voice over IP), innebär att röstsamtal skickas via internet i stället för via det traditionella telefonnätet. Rent praktiskt märker användaren nästan ingen skillnad: man lyfter en lur eller öppnar en app och ringer som vanligt. Skillnaden ligger under ytan.

En kort definition kan sammanfattas så här:
Ip-telefoni är telefoni där samtal kopplas via internet med hjälp av IP-teknik, vilket ger lägre kostnader, fler funktioner och större flexibilitet jämfört med traditionell fast telefoni.

Några centrala skäl till att företag går över till ip-baserad telefoni:

– Lägre samtalskostnader
Genom att skicka samtal som data blir kostnaden ofta lägre, särskilt för distans- och utrikessamtal. Många leverantörer erbjuder enkla minutpriser eller paketlösningar utan bindningstid.

– Färre låsningar och mer kontroll
I stället för långa avtal med hårdvara i källaren kan företag välja molnbaserade lösningar som uppdateras och hanteras online. Nya användare, nummer och funktioner läggs till på några minuter.

– Skalbarhet efter behov
När verksamheten växer eller förändras behövs inte längre stora telefoniprojekt. Man kan snabbt lägga till eller ta bort nummer, ringgrupper och användare utan tekniker på plats.

– Bättre anpassning till mobilt arbetssätt
Många arbetar idag hemifrån, på resande fot eller från olika kontor. Med ip-baserad telefoni följer växeln med i mobilen, datorn eller surfplattan, vilket gör det enklare att hålla ihop kommunikationen.

Kort sagt: ip-telefoni handlar lika mycket om arbetssätt som om teknik. Den gör det möjligt att bygga upp telefonilösningar runt hur verksamheten faktiskt fungerar, istället för att anpassa sig efter ett stelbent system.

Funktioner som förenklar vardagen för företag

En stor fördel med ip-telefoni är att funktioner som tidigare var dyra tillägg nu finns lätt tillgängliga, ofta direkt i ett webbgränssnitt. Några exempel på lösningar som brukar göra störst skillnad:

– Telefonväxel i molnet
En ip-baserad växel låter företag styra hur samtal ska tas emot: välkomsthälsning, öppettider, kö, knappval, och vart samtalen ska skickas. Allt hanteras online. En mindre verksamhet kan därmed få en professionell växel utan dyr hårdvara.

– Ringgrupper och smart samtalsfördelning
I stället för ett enda telefonnummer till en person kan flera medarbetare ingå i en ringgrupp, till exempel Support eller Sälj. Samtal kan kopplas ut i turordning, samtidigt eller enligt fördefinierade regler. Det minskar väntetider och risken att samtal tappas bort.

– Tillfälliga och extra nummer
Möjligheten att snabbt sätta upp tillfälliga nummer är användbar vid kampanjer, projekt eller när man vill separera privat och jobbnummer. Ett nummer kan parkeras, hyras, eller helt enkelt avaktiveras när behovet upphör.

– Samtalsinspelning och samtalslogg
Genom ip-tekniken blir inspelning, lagring och uppföljning av samtal mer tillgänglig. För vissa branscher handlar det om kvalitetssäkring eller efterlevnadskrav, för andra om utbildning och förbättrad kundservice.

– Samtalsfilter och blockering
Oönskade samtal, spam eller återkommande störningar kan blockeras direkt i systemet. Det sparar tid och skapar arbetsro i organisationen.

– Semester- och frånvarolösningar
Vid semester eller annan frånvaro kan samtal styras om till kollegor, växel eller röstbrevlåda enligt tydliga regler. På så sätt undviker man att viktiga kundkontakter fastnar hos en person som inte är tillgänglig.

Många upptäcker först i efterhand hur mycket dessa funktioner faktiskt förenklar vardagen. Istället för att se telefoni som en nödvändig kostnad blir den ett aktivt verktyg för service och försäljning.

Mobilen som nav: softphones, sip-konton och flexibelt nummerbruk

I en ip-baserad miljö behöver en telefon inte längre vara en fysisk apparat på skrivbordet. En telefon kan lika gärna vara en app i mobilen, ett program i datorn eller en kombination av båda. Här spelar softphones och sip-konton en central roll.

– Softphone en extra telefon i din mobil
En softphone är en app man installerar i mobil, surfplatta eller dator. Till appen kopplar man ett sip-konto från sin leverantör, och plötsligt har man en extra telefon i samma enhet.
Många använder det för att skilja på jobb och privatliv, utan att bära två mobiler. Man kan ta emot och ringa jobbnummer i softphonen och hålla privatnumret separat, men allt sker i samma fysiska telefon.

– Sip-konto hjärtat i din ip-telefoni
Ett sip-konto kan liknas vid en digital anknytning. Det är kontot som loggar in mot växeln eller ip-telefonitjänsten. Kopplar man kontot till en softphone, en bordstelefon eller en växel blir samtalen möjliga.
För den som vill ha flera nummer, olika roller eller särskilda linjer för exempelvis support kan flera sip-konton fördelas mellan medarbetare och enheter.

– Nummerstrategi: lokala, nationella, mobila och 020
En modern leverantör erbjuder ofta ett stort urval av nummer: lokala riktnummer, nationella 010- eller 075-nummer, mobila nummer och gratis 020-nummer.
Det gör att företag kan välja nummer utifrån syfte:
– Lokalt nummer för närhet till kunder i en viss region.
– Nationellt nummer för enhetlig kontakt i hela landet.
– 020-nummer för att signalera att samtalet är kostnadsfritt för kunden.
– Mobila nummer för personlig kontakt till nyckelpersoner eller kampanjer.

– Portering av befintliga nummer
Många är rädda att tappa sina etablerade nummer när de byter lösning. I praktiken går det oftast att porta flytta gamla nummer till den nya ip-baserade tjänsten. Kunder fortsätter ringa samma nummer som tidigare, men bakom kulisserna hanteras samtalen av en modern plattform.

Den här kombinationen av softphones, sip-konton och flexibla nummer betyder att företag kan bygga upp sin kommunikation runt hur de faktiskt arbetar oavsett om de sitter på ett kontor, hemma eller spridda över flera orter.

Mot slutet brukar många landa i en enkel fråga: Vilken partner ska hantera all denna teknik på ett tryggt sätt, utan att det blir krångligt? För den som vill kombinera enkel hantering med många funktioner, onlinebaserad administration och ett stort utbud av svenska och utländska nummer är viaweb ett alternativ som förtjänar att undersökas närmare.