Så automatiserar du din vardag med ett gratisverktyg de flesta inte känner till

Den dolda kraften: Vad är IFTTT och varför har du missat det?

Verktyget som vi talar om heter IFTTT vilket står för If This Then That och det är en tjänst som fungerar som ett lim mellan dina olika appar och digitala enheter. Trots att det har funnits i många år är det fortfarande förvånansvärt okänt för den stora massan som kämpar med manuella rutiner i sin vardag. Tjänsten bygger på enkla logiska kopplingar där en händelse i en app automatiskt triggar en åtgärd i en annan. Det krävs ingen programmeringskunskap för att använda det eftersom systemet är uppbyggt kring färdiga recept som användare världen över har skapat och delat med sig av.

När vi pratar om att automatisera vardagen tänker många på dyra system för smarta hem eller komplexa mjukvaror för företag. Sanningen är att de flesta av oss redan bär på tekniken i fickan i form av en smartphone som kan prata med molntjänster. Det som gör just detta verktyg så speciellt är dess enorma bredd och det faktum att det kan koppla samman över sjuhundra olika tjänster. Det spelar ingen roll om du använder Apple eller Android eller om du föredrar Google framför Microsoft eftersom plattformen är byggd för att vara universell och användarvänlig för alla.

Hur tekniken fungerar bakom kulisserna

Grundidén är så pass intuitiv att vem som helst kan förstå den efter bara några minuter. Man väljer en utlösare som till exempel kan vara att du får ett e-postmeddelande från en specifik person eller att du närmar dig din bostad med din telefon. Därefter bestämmer man vad som ska hända som en följd av denna händelse. Kanske vill du att telefonen ska spara bilagor automatiskt till en mapp eller att utomhusbelysningen ska tändas när solen går ner. Möjligheterna är i det närmaste oändliga när man väl har förstått hur de olika modulerna kan pusslas ihop.

• Spara bilder du blir taggad i på sociala medier direkt till ditt molnarkiv

• Logga dina arbetstimmar i ett kalkylark när du anländer till kontoret

• Få en notis om det väntas regn imorgon så att du hinner planera din klädsel

• Synkronisera dina påminnelser mellan olika plattformar för att aldrig missa något

Det finns flera anledningar till att detta verktyg har flugit under radarn för så många människor under lång tid. En av dessa är att vi ofta vänjer oss vid att göra saker manuellt och ser det som en naturlig del av livet att flytta information mellan appar. Vi har blivit experter på att kopiera och klistra eller att manuellt ställa in larm för repetitiva uppgifter. När man väl börjar använda automation inser man dock snabbt hur mycket kognitiv energi som frigörs. Det handlar inte bara om att spara sekunder utan om att slippa komma ihåg småsaker.

Varför gratismöjligheterna är så generösa

Många drar sig för att testa nya tjänster för att de är rädda för dolda kostnader eller krångliga prenumerationsmodeller. Detta verktyg erbjuder dock en mycket kompetent gratisnivå som räcker långt för den genomsnittliga privatpersonen. Genom att låta användare bygga ett antal egna kopplingar och använda obegränsat med färdiga mallar demokratiserar de tekniken. Det är ett smart sätt att visa värdet av tjänsten innan man eventuellt behöver mer avancerade funktioner. För de flesta räcker basversionen gott och väl för att optimera det viktigaste i det vardagliga livet utan kostnad.

Från kaos till kontroll: 3 vardagssysslor du bör automatisera direkt

Det första området där du kan märka en enorm skillnad är hanteringen av information och digitala dokument. Vi tar emot mängder av data varje dag i form av kvitton, artiklar vi vill läsa senare och viktiga meddelanden. Istället för att du själv ska behöva sortera dessa kan du låta systemet sköta arkiveringen åt dig. Tänk dig att varje gång du stjärnmärker ett mejl skickas informationen direkt till en att göra lista eller till en mapp i molnet. Detta skapar en struktur som sköter sig själv medan du sover.

Ett annat område som ofta stjäl tid är hanteringen av sociala medier och personliga minnen. Det är lätt att bilder och inlägg sprids ut över olika plattformar och blir svåra att hitta i framtiden. Genom att skapa en koppling som automatiskt sparar ner kopior av det du publicerar till en privat server eller molntjänst säkrar du din digitala historia. Det gör också att du kan vara närvarande i nuet istället för att lägga tid på administration. Du kan även ställa in tjänsten så att den postar samma innehåll på flera ställen samtidigt.

Effektivisera din personliga ekonomi och inköp

Många upplever att det är svårt att hålla koll på små utgifter eller att komma ihåg när det är dags att handla vissa varor. Genom att koppla ihop din kalender med dina inköpslistor kan du få påminnelser som är baserade på tid eller plats. Du kan till exempel ställa in att en specifik vara läggs till på listan varje gång du trycker på en knapp på din hemskärm. Det går även att automatisera överföringar av information om du använder vissa appar för att skanna kvitton eller bokföra utlägg i din vardagsekonomi.

• Skapa en rad i ett kalkylark för varje nytt träningspass du genomför

• Skicka ett sms till din partner när du lämnar jobbet så de vet när du är hemma

• Stäng av wifi på din telefon när du lämnar hemmet för att spara batteri

• Spara låtar du gillar på radio direkt till en spellista i din musikstreamingtjänst

Smarta hem är det tredje området där automation verkligen kan lysa och skapa en känsla av lyx i vardagen. Det handlar inte bara om lampor utan om att skapa ett ekosystem där dina apparater samarbetar. Du kan till exempel ställa in att kaffebryggaren startar när ditt morgonlarm går av eller att robotdammsugaren börjar städa så fort du har låst dörren och gått hemifrån. Dessa små detaljer bygger tillsammans en vardag som känns sömlös och mindre stressig eftersom tekniken anpassar sig efter ditt liv istället för tvärtom.

Optimera din hälsa och ditt välmående

Att hålla koll på sina vanor är ofta nyckeln till en bättre hälsa men det kan vara tröttsamt att logga allt manuellt. Med rätt kopplingar kan din smarta klocka eller hälsoapp skicka data direkt till en dagbok eller ett dokument där du kan se trender över tid. Du kan få en puff om du har suttit stilla för länge eller en gratulation när du når dina mål. Genom att automatisera feedbacken blir det roligare att hålla i sina goda vanor. Du kan även ställa in att telefonen går in i tyst läge vid en viss tidpunkt.

Kom igång på fem minuter: En enkel steg-för-steg-guide till din första automation

Det första steget för att ta kontroll över din tid är att ladda ner appen till din telefon eller besöka deras webbplats. När du väl har skapat ett konto möts du av ett rent och enkelt gränssnitt som guidar dig framåt. Det kan vara lockande att försöka bygga något komplicerat direkt men det bästa rådet är att börja med något extremt enkelt. Välj en uppgift som du gör varje dag och som irriterar dig en smula. Genom att lyckas med en liten automation bygger du självförtroende för att sedan utforska mer avancerade flöden.

Efter att du har loggat in kan du använda sökfunktionen för att hitta appar som du redan använder dagligen. Det kan vara allt från din e-post och kalender till din väderapp eller dina smarta lampor. När du klickar på en app ser du en lista på färdiga recept som andra har skapat. Detta är den absoluta genvägen till framgång eftersom du inte behöver uppfinna hjulet på nytt. Du behöver bara godkänna att verktyget får prata med dina andra appar vilket sker med säker kryptering och hög integritet.

Så bygger du din allra första koppling

För att skapa din första egna koppling väljer du knappen för att skapa något nytt och klickar på det första plustecknet. Här väljer du den tjänst som ska fungera som startskottet för processen. Om du till exempel väljer väderappen kan du välja att utlösaren ska vara att morgondagens prognos visar snö. När det är klart klickar du på det andra plustecknet för att bestämma vad som ska hända. Du kan då välja att skicka ett meddelande till dig själv så att du vet att du behöver gå upp lite tidigare för att skotta.

• Ge appen tillgång till de tjänster du vill koppla ihop för att allt ska fungera

• Namnge dina kopplingar tydligt så att du kommer ihåg vad de gör i framtiden

• Testa funktionen direkt för att se att informationen landar på rätt ställe

• Justera inställningarna vid behov om du vill ändra på meddelandets utformning

När du väl har skapat din första automation kommer du märka hur beroendeframkallande det är att se tekniken jobba för dig. Du kan börja utforska mer kreativa lösningar som att blinka med lamporna i vardagsrummet när maten är klar eller att automatiskt muta din telefon när du är på gymmet. Det fina med systemet är att det är modulärt vilket innebär att du kan lägga till eller ta bort funktioner precis som du vill. Det finns ingen risk att man råkar förstöra något eftersom man alltid kan stänga av en koppling med ett enkelt tryck.

Utforska de färdiga mallarna för inspiration

Om du känner dig osäker på vad du ska automatisera kan du titta på de mest populära kopplingarna i communityn. Där hittar du allt från produktivitetshacks för jobb till roliga lösningar för fritiden. Det är ofta här man får de bästa idéerna genom att se hur andra har löst liknande problem i sina liv. Kanske hittar du en koppling som du aldrig ens hade tänkt på men som visar sig vara oumbärlig. Genom att regelbundet titta in och se vad som är nytt kan du fortsätta att förfina din personliga digitala assistent hela tiden.